Conecta digital y electrónicamente entidades, funcionarios y ciudadanos.

Elimina el almacenamiento físico de información y documentos.

Elimina pagos por envíos de mensajes de datos a correos electrónicos.

Expedientes Digitales


Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y de Archivo Digital “SGDEA” desarrollado para lograr trámites, procesos y procedimientos 100% en línea y una adecuada interacción electrónica con ciudadanos, funcionarios y sistemas de otras entidades.

Caracteristicas

Permite parametrizar la estructura orgánica funcional de la entidad para automatizar la producción, recepción, comunicación y archivo de información y documentos cruzados electrónicamente entre sus dependencias, usuarios internos y externos.

Parametrice el Cuadro de Clasificación y Tablas de Retención documental. Cree versiones de TRD y actualícelas en tiempo real.

Garantice las actividades de seguridad a los documentos, independientemente el medio en que se produzcan.  

Cree flujo de trabajo a los documentos para gestionarlos con facilidad. Automatiza las notificaciones de plazos y límites para mantener la puntualidad siempre.

Permita radicaciones en línea con o sin el registro de la información del interesado y cree a cada trámite, proceso o procedimiento un radicado único bien sea de salida, entrada o interno.

Garantice autenticidad, integridad, inalterabilidad y disponibilidad a la información, certifique autores y actuantes, y permita la gestión y consulta durante el ciclo de vida de cada trámite, proceso o procedimiento.

Cuente con su propio sistema de firmas longevas, para firmar o refirmar documentos y certificar su autenticidad durante el ciclo de vida definido en las TRD.

Defina los metadatos a los formulario, formatos y plantillas de los documentos que se van a producir o recibir electrónicamente

Cuente con su propio sistema para comunicar o notificar electrónicamente actos y procesos administrativos o judiciales a través de mensajes de datos y obtenga el acuse de recibo requerido para certificar la actuación.

Remita información física y conozca y archive su trazabilidad en tiempo real directamente en el expediente, área y funcionario remitente.

Conecta electrónicamente la ventanilla única con las ventanillas de otras entidades, a través de interoperabilidad o interacción electrónica. 

Independientemente el medio utilizado para citar, comunicar o notificar la existencia de actos y actuaciones de un trámite, proceso o procedimiento, el sistema brinda al funcionario/empleado la posibilidad para conocer en tiempo real cuantos destinatarios se han comunicados y cuales han acusado o faltan por acusar el recibido.  

Automatice el proceso de transferencia entre los diferentes archivos (gestión, central e histórico), y conozca en tiempo real el inventario documental.

El sistema de manera automatizada va llevando el inventario documental, en la medida que se vayan realizando las transferencias desde el archivo de gestión hacia el archivo central y en la medida que se va realizando el debido proceso de selección, conservación o eliminación para preservar la información en el archivo histórico.

Automatice el proceso de transferencia entre los diferentes archivos (gestión, central e histórico), y conozca en tiempo real el inventario documental.

El sistema permite elaborar todo tipo de informes representando en cuadros y gráficos personalizados de acuerdo a la necesidad de la entidad.  

Con Expedientes Digitales logre tramites, procesos y procedimientos 100% en línea.

Más Información

311 594 3307

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