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Gestión Documental para Entidades

Según las nuevas disposiciones del archivo general de la nación y el ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones,  “Es responsabilidad de las entidades públicas  y privadas que ejerzan funciones públicas, contar con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos”.

Gestión Documental para Abogados.

Con la entrada en vigencia del Código General del Proceso, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para procurar que todas las autoridades judiciales cuenten con las condiciones técnicas necesarias para generar, archivar y comunicar mensajes de datos. Por tal razón se hace necesario que los abogados cuenten con las mismas tecnologías que utilizará la Rama Judicial, que les permita conservar y comunicar la información allegada o producida durante los procesos de manera certificada.

Envíos de Correspondencia.

Cada entidad o abogado que implemente un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, requiere contar con su propia plataforma de envíos electrónicos certificados, que emitan el acuse de recibo cuando el destinatario haya aceptado recibir la información bajo ese medio, del mismo modo el sistema debe permitir la interoperabilidad exigida por el AGN, para que la información que no fue posible la entrega en medios electrónicos se pueda dirigir desde el expediente directamente a la empresa de mensajería para que cumpla dicho trámite.