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¿QUE ES EXPEDIENTES DIGITALES?

Es un  Sistema de Gestión Documental Electrónico y de Archivo Digital, que brinda el tratamiento adecuado a los documentos electrónicos y  garantiza su disponibilidad y acceso a largo plazo conforme a los principios y procesos archivísticos definidos por el AGN en coordinación con el Min TIC.

Desarrollado a la medida para impulsar la transformación digital  del país facilitando la digitalización y automatización masiva de trámites, procesos y  procedimientos.

MAS TECNOLOGÍA

OBJETIVO

  • Permitir a entidades y ciudadanos trámites, procesos y procedimientos 100% en línea.
  • Aportar tecnologías que conecten con el propósito del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022.
  • Lograr en el 2030 que Colombia sea el país más digitalizado de América.

BENEFICIOS

1

Digitalice rápida y económicamente  fondos documentales acumulados.

2

Digitalice en tiempo real información y documentos de hoy a más.

3

Actualice sus sistemas con el marco de interoperabilidad y la ley de trámites en línea.

4

Conecte electrónicamente su entidad con sus funcionarios y ciudadanos.

5

Conecte su ventanilla única con el Portal Único del Estado Colombiano.

6

Digitalice y automatice el proceso de entrega de correspondencia .

OBJETIVO

  • Permitir a entidades y ciudadanos trámites, procesos y procedimientos 100% en línea.
  • Aportar tecnologías que conecten con el propósito del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022.
  • Lograr en el 2030 que Colombia sea el país más digitalizado de América.

BENEFICIOS

1

Digitalice rápida y económicamente  fondos documentales acumulados.

2

Digitalice en tiempo real información y documentos de hoy a más.

3

Actualice sus sistemas con el marco de interoperabilidad y la ley de trámites en línea.

4

Conecte electrónicamente su entidad con sus funcionarios y ciudadanos.

5

Conecte su ventanilla única con el Portal Único del Estado Colombiano.

6

Digitalice y automatice el proceso de entrega de correspondencia .

TRÁMITES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE MAYOR IMPACTO

MÓDULOS DEL SISTEMA

Estructura orgánica funcional

Permite recrear o parametrizar la estructura orgánica funcional de cualquier entidad u organización.

Gestor de Tablas de Retención Documental. TRD.

Facilita la elaboración o actualización de TRD bajo Acuerdo 004 de abril 30 de 2019.
Automatiza la elaboración y codificación del Cuadro de Clasificación Documental.
Crea y conserva versiones de TRD.

Tabla de control y acceso

Garantiza las actividades de seguridad que se deben adelantar para la consulta interna y externa de documentación.

Workflow

Permite crear flujo de trabajo a los documentos y gestionarlos con facilidad.

Metadatos

Permite definir formularios a los documentos que se van a producir o recibir electrónicamente.
Permite crear campos para describir metadatos y datos de metadatos.

Ventanilla única física/electrónica.

Permite radicar y conocer en tiempo real el estado de trámites y procesos 100% en línea.
Digitaliza en tiempo real la información análoga que se recibe.
Describe los metadatos para digitalizar fondos documentales acumulados.

Expediente electrónico.

Archiva en un único expediente toda la información que integre un trámite, proceso o procedimiento y conecta física o electrónicamente a todos los actuantes.
Crea indice y foliado electrónico.

Firma digital/electrónica.

Sistema propio para generar firmas digitales/electrónicas longevas.

Plataforma de envíos autónomos de mensajes de datos.

Envía mensajes de datos en cumpliendo de los requisitos de la ley 527 de 1999, ley 1347 de 2011 y ley 1564 de 2012.
Obtiene acuse de recibo de entrega en el servidor de destino.
Obtiene acuse de recibo de apertura del mensaje de datos.

Interoperabilidad.

Cuenta con los plugins para lograr interoperabilidad con cualquier sistema independientemente las tecnologías utilizadas en el desarrollo.

Unidad correspondencia electrónica.

Envía la correspondencia externa a través de interoperabilidad directamente al sistema de la empresa de mensajería contratada y almacena la trazabilidad directamente en el expediente remitente.

Conservación, Preservación y Consulta Digital.

Garantiza la autenticidad, integridad, inalterabilidad a los documentos y automatiza el proceso de transferencia entre los diferentes archivos (gestión, central e histórico).
Permite la reproducción con exactitud de documentos así el formato utilizado en su producción ya no exista.

NUESTROS CLIENTES

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OTROS SERVICIOS

1

Elaboración del Diagnóstico Integral de Archivo

2

Programa de Gestión Documental PGD

3

Elaboración Plan Institucional de Archivo PINAR

4

Elaboración del Sistema Integrado de Conservación

5

Digitalización de Fondos Documentales

6

Alquiler de Escáner, Computadores, Impresoras

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CONTACTO

  • Carrera 67B Nº 48B - 33, Medellin, Sector Suramericana
  • info@laws.com.co - jorge.ardila@laws.com.co
  • 311 5943307

ALIADOS

  • CARTAGENA
  • 301 440 0954
  • Carrera 5 N° 36 – 122 Calle del cuartel
  • IBAGUE
  • 314 770 7215
  • Carrera 4 D N° 38 A – 20 Magisterio
  • BUCARAMANGA
  • 316 2790524
  • calle 14 N° 25 - 82 Centro

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