Como lograrlo

Independientemente el tamaño, cantidad de funcionarios, sedes, sucursales y áreas de la entidad. Toda la información producida o recibida debe quedar debidamente archivada, conservada y preservada según las TRD y TVD, en un solo archivo de gestión, central e histórico.

 

TRD, TVD y el PGD

El sistema debe permitir ser parametrizado y automatizado con las TRD, TVD y el PGD, para mantenerlo siempre actualizado y que cuente con un versionador (fichero) que permita registrar y almacenar cada una de las actualizaciones realizadas después de su publicación.

Metadatos

Se debe contar con un  módulo integrado al SGDEA, para describir datos de la entidad, personas, áreas, expedientes, series, subserie, tipologías documentales, etc. Lo mismo describir datos de metadatos contenidos en páginas web, audios, videos, geolocalización, entre otras.

Workflow – flujo de trabajo

Módulo integrado que permita reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema. Establecer mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. Independizar el método y flujo de trabajo documental y el de las personas que lo ejecutan.

Reportes

Además, de generar reportes de toda la información descrita en el sistema, la trazabilidad de los expedientes y sus documentos durante el ciclo vital. Debe generar un informe en tiempo real con el impacto ambiental que ocasiona la gestión documental en medios electrónicos.

Firma electrónica y digital

Se debe contar con un módulo de firma digital y electrónica integrado al SGDEA, para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación a los documentos, para que mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo vital.

 

Unidad de correspondencia

Módulo de correspondencia integrado que permita digitalizar los documentos generados por la entidad, transformar en electrónicos los documentos análogos que recibe, digitalizar el fondo documental acumulado y a la hora de comunicar la información evite el paso por la ventanilla única.

 

Índice y foliado electrónico

El sistema debe permitir la construcción automatizada de un índice electrónico a cada expediente, el foliado electrónico y la firma electrónica por cada actuante, para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación a cada documento.

 

Reparto integrado

El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los documentos que dan origen a la creación de un expediente y la asignación manual o automatizada a las áreas o funcionarios encargados de cada trámite, además poderlos redistribuir sin que se pierda la trazabilidad.

 

Interacción electrónica

Debe contar con módulo integrado para que los actuantes en un proceso, puedan interactuar en tiempo real en el expediente (carpeta electrónica), con el fin de eliminar en un alto porcentaje el envío de correspondencia física o por correo electrónico a los suscriptores (Clientes o usuarios externos).

 

Correo electrónico certificado

El expediente debe estar integrado con una plataforma que permita comunicar como mensaje de datos la correspondencia que no fue posible comunicar con los interesados por interacción electrónica y registrar la trazabilidad del acuse de recibo electrónico directamente en el expediente remitente.

Envíos físicos

El sistema debe permitir elegir total o parcialmente los documentos que integran un expediente y a través de la interoperabilidad enviarlos al sistema de la empresa de mensajería para que cumpla con la entrega física. Garantizando que la trazabilidad debe quedar registrada directamente en el expediente remitente.

 

Interoperabilidad

El sistema debe tener la capacidad de recibir y trasferir a través de archivos XML información con los sistemas o herramientas ofimáticas de la entidad y con los sistemas utilizados por los usuarios externos y de esa manera evitar comunicar la información de manera física utilizando como soporte el papel.

Alertas

El sistema debe generar alertas tanto de los vencimientos de los expedientes encada una de sus etapas, como otras aletas automatizadas sobre la gestión a realizar a cada documentos, lo mismo que programar y reprogramar alertas y tareas manualmente.

 

 

Rol de usuarios

El sistema debe contar con un panel administrativo que permita crear accesos y permisos estándar o personalizados a funcionarios y usuarios según el perfil.

 

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